Der Arbeitgeber muss seine Sicherheitsmitarbeiter bei der zuständigen Behörde anmelden (die sogenannte „Wächtermeldung“). In der Vergangenheit reichte dazu oftmals eine Kopie. In letzter Zeit sind jedoch die meisten Behörden dazu übergegangen die Originale zu verlangen. Das ist verständlich, wenn man bedenkt, dass man sich gefälschte Unterrichtungsnachweise relativ leicht besorgen kann.

Also gibt man seinen Unterrichtungsnachweis dem Arbeitgeber,  damit dieser ihn bei der Behörde vorlegen kann. Und dann? Erst kürzlich hatten wir den Fall, dass der Arbeitgeber nach Ende des Arbeitsverhältnisses behauptete, er habe die Urkunde niemals erhalten (Wie er dann die Wächtermeldung durchgeführt haben will, ist uns zwar nicht ganz klar, hilft dem Arbeitnehmer aber auch nicht weiter). Inzwischen ist die betroffene Firma insolvent, was nicht verwundert, wenn schon die Aufbewahrung von wichtigen Unterlagen der Beschäftigten eine nicht zu meisternde Hürde ist.

Normalerweise ist das nur ärgerlich, aber kein Drama. In der Regel fertigen die IHKen einfach eine Zweitschrift und gut.

In diesem Fall wurde der betroffene Mitarbeiter vor über 10 Jahren bei einer IHK unterrichtet. Die Unterlagen sind dort nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet worden. Somit kann der Unterrichtungsnachweis auch nicht mehr neu ausgestellt werden. Der Kollege steht nun ohne Unterrichtungsnachweis da, und kann seinen Beruf nicht mehr ausüben.

Doch wie schützt man sich vor solchen Problemen?

Unser Rat an Euch:

1. Vor dem Abgeben des Originals unbedingt eine amtlich beglaubigte Kopie anfertigen lassen. Amtlich beglaubigen können „siegelführende Behörden“. Das sind zum Beispiel die Stadt- und Gemeindeverwaltungen, aber auch andere Behörden wie die Polizei oder in manchen Ländern öffentlich-rechtliche Sparkassen.
2. Lasst Euch vom Arbeitgeber den Empfang des Unterrichtungsnachweises bestätigen. Also entweder auf einer Kopie „Erhalten am DATUM, ORT, UNTERSCHRIFT“ eintragen, oder aber schriftlich als kurze Notiz („Wir haben am … den Unterrichtungsnachweis unseres Mitarbeiters N.N. im Original erhalten“

Nur so besteht überhaupt die Chance, dass man bei unverschuldetem Verlust des Unterrichtungsnachweises seinen Beruf weiter ausüben kann, ohne den ehemaligen Arbeitgeber erst verklagen zu müssen. Wenn die Firma aber erst mal insolvent ist stehen die Chancen noch schlechter. Wenn sich der Geschäftsführer vielleicht sogar ins Ausland abgesetzt hat, oder in Haft genommen wurde, wird es nahezu aussichtslos. Die einzige Alternative wäre in so einem Fall, erneut zur IHK zu gehen, und die Unterrichtung nachzuholen.

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Der Beitrag Und dann waren die Papiere weg… erschien auf WaSi-Hessen.de.